Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

--- styrelse:kassor [2014/09/08 14:08] – ta in luxhs kassor_howto i wikin luxh
+++ styrelse:kassor [2019/01/21 20:03] – Förnyad info om bokföring och redovisning lidbjork
@@ Line 1: / Line 1: @@
-Datorföreningen Update
+===== Kassör =====
-Inst. f. Infoteknologi
-Box 337
-05 Uppsala
-Organisationsnummer 817603-8324
-Plusgirokonto 98 01 45-7
-Allmänt
 Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter
@@ Line 18: / Line 8: @@
 inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att
 kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar.
+\\
+=== Adressuppgifter relevanta för kassören ===
-Bankgirokontot
+Datorföreningen Update \\
+Inst. f. Infoteknologi \\
+Box 337 \\
+05 Uppsala \\
-Logga in i internetbanken och ta fram eRedovisning. Skriv ut pdf-filen
+Organisationsnummer 817603-8324 \\
-för händelsen och sätt den i pg-pärmen i säkskåpet. För att göra
+Plusgirokonto 98 01 45-7
-bokslutet mindre jobbigt när året är slut är det bäst att bokföra
+\\
-nu på en gång.
+=== Ordna behörigheter åt ny kassör ===
-Pengar på kontot från ny medlem
+När en ny kassör tillträder ska denne få tillgång till Updates bankkonto, e-redovisning och eventuellt betaltkort hos Nordea. Detta ordnar kassören och ordförande (plus eventuella andra firmatecknare) tillsammans så tidigt som möjligt på året genom att skicka/lämna in följande:
+  * Blanketten [[http://www.nordea.se/Images/39-14077/9336-internetbanken-foretag-anvandare-behorigheter.pdf|Användare och behörigheter Internetbanken Företag]], en för förra årets kassör vars tillgång ska tas bort, och en för den nya kassören som ska läggas till.
+  * Blanketten [[http://www.nordea.se/Images/39-14069/7435-eredovisning-andring-avslut.pdf|Ändring/avslut av eRedovisning]] för att få tillgång till tjänsten eRedovisning.
+  * Kopia på justerat (påskrivet) höstmötesprotokoll från förra året.
+  * Kopia på [[http://www.update.uu.se/stadgar.html|Updates stadgar]].
+  * Kopior på firmatecknarnas (vanligtvis kassörens och ordförandens) id-handlingar, bevittnade med namnteckning, namnförtydligande, datum/ort, telefonnummer och adress.
-Lägg till medlemmen i /update/styrelse/medlemmar. Överhoppade
+=== Pengar på kontot från ny medlem ===
+Lägg till medlemmen i /update/styrelse/medlemmar (mer om medlemsregistret [[handbok#medlemsregistret|här]]). Överhoppade
 medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet
 /update/styrelse/medlemsreg/kolla_medlemsnummer. Medlemsid:et
@@ Line 39: / Line 41: @@
-Pengar på kontot från återkommande medlem
+=== Pengar på kontot från återkommande medlem ===
 Uppdatera %Bet:-fältet i /update/styrelse/medlemmar till datumet då
 pengarna kom in.
-Betala ut pengar
+=== Betala ut pengar ===
 Medlemmar som har lagt ut pengar för föreningen lämnar kvittona till
 kassören eller lägger dem i facket Obetalt i säkskåpet. På kvittona
@@ Line 61: / Line 61: @@
-Bokföring
+=== Bokföring ===
+Alla transaktioner till och från Updates bankkonto ska bokföras. Logga in i internetbanken för att se transaktioner. I skrivande stund (januari 2019) har Nordea nyligen gjort om sin internetbank, men tidigare fanns i alla fall nåt som hette eRedovisning. Det innebär att man går in på eRedovisning i internetbanken och hittar en pdf för varje transaktion. Pdf:erna skrivs ut och sätts in i vår pärm (förvaras i säkerhetsskåpet).
+Sedan 2017 finns det Libreoffice-spreadsheetdokument att hantera ekonomin i, så man slipper räkna ut och komma ihåg lika mycket för egen maskin.
+Kopiera och utgå från den från förra året i /update/styrelse/kassor, t.ex. ekonomi-2018.ods.
+Filen innehåller fyra olika blad. Bladet "2. Bokföring" används för (ta raa!) bokföring.
+Där fyller man i transaktionernas datum, beskrivning, namn och belopp i olika kolumner, en rad per transaktion. På grund av ovissheten kring hur Nordeas eRedovisning fungerar är det just nu (jan 2019) lite osäkert exakt hur numreringen/formen bör se ut. Det viktiga är dock att alla transaktioner kommer med och lätt kan hittas i kontot om det krävs, och förstås att summan stämmer.
+**Tidigare, innan 2017, gjordes bokföringen så här:**
 Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs
 för hand i en textfil. Exempel:
+<file>
 :2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 budis
 :2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 joacim
@@ Line 72: / Line 84: @@
 :2012-09-11	00001	36,00			medlemskap 2012 zyn
 :2012-09-11	00001	144,00			medlemskap 2013 zyn
+</file>
 Första fältet är nummret som händelsen har fått av plusgirot. Varje
@@ Line 83: / Line 96: @@
-Bokslut
+=== Bokslut ===
-Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd
+Bokslut är redovisningen av årets bokföring, med resultat och balansräkning, och slutförs när kalenderåret är slut.
-informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla
-på förra årets för att se hur det ska se ut. Kom ihåg att räkna med
-medlemsavgifterna avseende detta år som kom in på förra året (se förra
-årets balansrapport, förutbetalda intäkter). Nästkommande års redan
-inbetalda medlemsavgifter ska inte räknas med i årets resultat. På
-balansräkningen skrivs dessa som "Förutbetalda intäkter". När bokslut
-är klart lämnasför det till revisorerna tillsammans med pg-pärmen
-och alla betalda kvitton och räkningar.
+Redovisningen görs i samma spreadsheet som bokföringen (ekonomi-20xx.ods), fast på bladen "3. Resultat" och "4. Balansräkning". Där finns instruktioner i blå färg att följa. När detta är klart sammanfattas det i form av "ekonomisk berättelse" på blad 1.
-Ekonomisk berättelse
+Slutligen lämnas dokumentet till revisorerna tillsammans med pg-pärmen och alla betalda kvitton och räkningar. Det används också som underlag när kassören redogör för den ekonomiska berättelsen på vårmötet.
-Görs inför redovisningen av året på vårmötet. Jämförelse mot
-årets budget ska vara med. Titta på förra årets.
+**Tidigare gjordes balansräkning/redovisning mer manuellt, så här:**
+Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd
+informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla
+på förra årets för att se hur det ska se ut. Nästkommande års redan
+inbetalda medlemsavgifter räknas med i årets resultat, men på
+balansräkningen skrivs dessa som "Förutbetalda intäkter".
-Deklarera
+=== Deklarera ===
 Skatteverket skickar ut en blankett som ska fyllas i och skickas
 tillbaka. Ta fram bokslutet och titta på förra årets deklaration hur
 siffrorna ska fyllas i. Numera behöver vi inte göra detta eftersom vi
 ansökt om att slippa. Denna befrielse gäller i fem år.