User Tools

Site Tools


styrelse:kassor

Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

Link to this comparison view

Both sides previous revision Previous revision
Next revision
Previous revision
Last revision Both sides next revision
styrelse:kassor [2014/09/11 18:05]
lidbjork Lade till rubbe
styrelse:kassor [2019/01/21 20:03]
lidbjork Förnyad info om bokföring och redovisning
Line 1: Line 1:
 ===== Kassör ===== ===== Kassör =====
 +
 +Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter
 +inbetalade medlemsavgifter,​ betala räkningar, betala tillbaka utlägg
 +som medlemmar gjort, göra bokföring över plusgirokontot,​ vid slutet
 +av året göra bokslut och deklarera Kassören har ett personligt
 +mastercard-kort kopplat till plusgirokontot som kan användas för
 +inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att
 +kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar.
 \\ \\
 +
 +=== Adressuppgifter relevanta för kassören ===
 +
 Datorföreningen Update \\ Datorföreningen Update \\
 Inst. f. Infoteknologi \\ Inst. f. Infoteknologi \\
Line 10: Line 21:
 \\ \\
  
-==== Allmänt ​==== +=== Ordna behörigheter åt ny kassör ​===
-Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter +
-inbetalade medlemsavgifter,​ betala räkningar, betala tillbaka utlägg +
-som medlemmar gjort, göra bokföring över plusgirokontot,​ vid slutet +
-av året göra bokslut och deklarera Kassören har ett personligt +
-mastercard-kort kopplat till plusgirokontot som kan användas för +
-inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att +
-kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar.+
  
- +När en ny kassör tillträder ska denne få tillgång till Updates bankkonto, e-redovisning och eventuellt betaltkort hos Nordea. Detta ordnar kassören och ordförande (plus eventuella andra firmatecknare) tillsammans så tidigt som möjligt på året genom att skicka/​lämna ​in följande:​ 
-=== Bankgirokontot === +  * Blanketten [[http://​www.nordea.se/​Images/​39-14077/​9336-internetbanken-foretag-anvandare-behorigheter.pdf|Användare och behörigheter Internetbanken Företag]], en för förra årets kassör vars tillgång ska tas bort, och en för den nya kassören som ska läggas till. 
-Logga in internetbanken ​och ta fram eRedovisningSkriv ut pdf-filen +  * Blanketten [[http://​www.nordea.se/​Images/​39-14069/​7435-eredovisning-andring-avslut.pdf|Ändring/​avslut av eRedovisning]] för att få tillgång till tjänsten eRedovisning. 
-för händelsen ​och sätt den i pg-pärmen i säkskåpetFör att göra +  * Kopia på justerat (påskrivet) höstmötesprotokoll från förra ​året. 
-bokslutet mindre jobbigt när året är slut är det bäst att bokföra +  * Kopia på [[http://​www.update.uu.se/​stadgar.html|Updates stadgar]]. 
-nu på en gång.+  * Kopior på firmatecknarnas (vanligtvis kassörens och ordförandens) id-handlingar,​ bevittnade med namnteckning,​ namnförtydligande,​ datum/ort, telefonnummer och adress.
  
  
 === Pengar på kontot från ny medlem === === Pengar på kontot från ny medlem ===
-Lägg till medlemmen i /​update/​styrelse/​medlemmar. Överhoppade+Lägg till medlemmen i /​update/​styrelse/​medlemmar ​(mer om medlemsregistret [[handbok#​medlemsregistret|här]]). Överhoppade
 medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet
 /​update/​styrelse/​medlemsreg/​kolla_medlemsnummer. Medlemsid:​et /​update/​styrelse/​medlemsreg/​kolla_medlemsnummer. Medlemsid:​et
Line 58: Line 62:
  
 === Bokföring === === Bokföring ===
 +Alla transaktioner till och från Updates bankkonto ska bokföras. Logga in i internetbanken för att se transaktioner. I skrivande stund (januari 2019) har Nordea nyligen gjort om sin internetbank,​ men tidigare fanns i alla fall nåt som hette eRedovisning. Det innebär att man går in på eRedovisning i internetbanken och hittar en pdf för varje transaktion. Pdf:erna skrivs ut och sätts in i vår pärm (förvaras i säkerhetsskåpet).
 +
 +Sedan 2017 finns det Libreoffice-spreadsheetdokument att hantera ekonomin i, så man slipper räkna ut och komma ihåg lika mycket för egen maskin.
 +
 +Kopiera och utgå från den från förra året i /​update/​styrelse/​kassor,​ t.ex. ekonomi-2018.ods.
 +
 +Filen innehåller fyra olika blad. Bladet "2. Bokföring"​ används för (ta raa!) bokföring.
 +Där fyller man i transaktionernas datum, beskrivning,​ namn och belopp i olika kolumner, en rad per transaktion. På grund av ovissheten kring hur Nordeas eRedovisning fungerar är det just nu (jan 2019) lite osäkert exakt hur numreringen/​formen bör se ut. Det viktiga är dock att alla transaktioner kommer med och lätt kan hittas i kontot om det krävs, och förstås att summan stämmer.
 +
 +
 +**Tidigare, innan 2017, gjordes bokföringen så här:**
 +
 Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs
 för hand i en textfil. Exempel: för hand i en textfil. Exempel:
Line 81: Line 97:
  
 === Bokslut === === Bokslut ===
-Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd +Bokslut är redovisningen av årets ​bokföring, med resultat och balansräkning, ​och slutförs när kalenderåret är slut.
-informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla +
-på förra ​årets ​för att se hur det ska se ut. Kom ihåg att räkna med +
-medlemsavgifterna avseende detta år som kom in på förra året (se förra +
-årets balansrapportförutbetalda intäkter). Nästkommande års redan +
-inbetalda medlemsavgifter ska inte räknas ​med i årets ​resultat. På +
-balansräkningen skrivs dessa som "​Förutbetalda intäkter"​. När bokslut +
-är klart lämnasför det till revisorerna tillsammans med pg-pärmen +
-och alla betalda kvitton ​och räkningar.+
  
 +Redovisningen görs i samma spreadsheet som bokföringen (ekonomi-20xx.ods),​ fast på bladen "3. Resultat"​ och "4. Balansräkning"​. Där finns instruktioner i blå färg att följa. När detta är klart sammanfattas det i form av "​ekonomisk berättelse"​ på blad 1.
  
-=== Ekonomisk berättelse === +Slutligen lämnas dokumentet till revisorerna tillsammans med pg-pärmen och alla betalda kvitton och räkningar. Det används också som underlag när kassören redogör för den ekonomiska berättelsen ​på vårmötet. 
-Görs inför redovisningen av året på vårmötet. ​Jämförelse mot + 
-årets budget ska vara medTitta på förra årets.+ 
 +**Tidigare gjordes balansräkning/​redovisning mer manuellt, så här:** 
 + 
 +Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd 
 +informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla 
 +på förra årets ​för att se hur det ska se ut. Nästkommande års redan 
 +inbetalda medlemsavgifter räknas med i årets resultat, men på 
 +balansräkningen skrivs dessa som "​Förutbetalda intäkter"​
  
  
styrelse/kassor.txt · Last modified: 2019/03/20 19:15 by lidbjork