Update Wiki

This page is read only. You can view the source, but not change it. Ask your administrator if you think this is wrong.
===== Kassör =====

Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter
inbetalade medlemsavgifter, betala räkningar, betala tillbaka utlägg
som medlemmar gjort, göra bokföring över plusgirokontot, vid slutet
av året göra bokslut och deklarera Kassören har ett personligt
mastercard-kort kopplat till plusgirokontot som kan användas för
inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att
kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar.
\\

=== Adressuppgifter relevanta för kassören ===

Datorföreningen Update \\
Inst. f. Infoteknologi \\
Box 337 \\
751 05 Uppsala \\

Organisationsnummer 817603-8324 \\
Plusgirokonto 98 01 45-7
\\


=== Bankgirokontot ===
Logga in i internetbanken och ta fram eRedovisning. Skriv ut pdf-filen
för händelsen och sätt den i pg-pärmen i säkskåpet. För att göra
bokslutet mindre jobbigt när året är slut är det bäst att bokföra
nu på en gång.


=== Pengar på kontot från ny medlem ===
Lägg till medlemmen i /update/styrelse/medlemmar (mer om medlemsregistret [[handbok#medlemsregistret|här]]). Överhoppade
medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet
/update/styrelse/medlemsreg/kolla_medlemsnummer. Medlemsid:et
är skrivet hexadecimalt i stigande ordning med sista tecknet som
kontrollbokstav. Kontrollbokstaven stiger från a till w och börjar om
på a igen efter w. Säg åt admin att skapa ett nytt konto för medlemmen
<nytt användarnamn> genom att skicka ett mail till konto@update.uu.se.


=== Pengar på kontot från återkommande medlem ===
Uppdatera %Bet:-fältet i /update/styrelse/medlemmar till datumet då
pengarna kom in.


=== Betala ut pengar ===
Medlemmar som har lagt ut pengar för föreningen lämnar kvittona till
kassören eller lägger dem i facket Obetalt i säkskåpet. På kvittona
ska det vara skrivet namn, datum och vad som är köpt. Det är ingen som
brukar göra detta så kassören får skriva dit det själv :-(. Skicka
sedan ett mail till styrelsen@update.uu.se och fråga om personen ska
få tillbaka pengar för utlägget. Om majoriteten säger ja, skriv då
till "Beslut <datum>" på kvittot. Ta reda på vilket konto personen
vill ha pengarna på och betala tillbaka. Skriv till "Betalt <datum>"
på kvittot och lägg det i facket Betalt i säkskåpet.

Räkningar betalas som en vanlig överföring. Kolla så styrelsen har
beslutat om att den ska betalas.


=== Bokföring ===
Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs
för hand i en textfil. Exempel:

<file>
01:2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 budis
01:2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 joacim
02:2012-01-04	-	600,00-			affärspaket bas
03:2012-01-16	00001	168,00			tillgodo sadropol
36:2012-09-11	00001	36,00			medlemskap 2012 zyn
36:2012-09-11	00001	144,00			medlemskap 2013 zyn
</file>

Första fältet är nummret som händelsen har fått av plusgirot. Varje
händelse kan innehålla flera transaktioner. Nästa fält är
datumet. Tredje fältet är ett löpnummer som plusgirohändelser
får. Direktbetalningar till konton och betalningar med mastercard-kortet
får inget sådant nummer. Fjärde fältet är beloppet med minustecken
efter om det avser ett uttag från kontot. Sista fältet är en
beskrivning av transaktionen. "medlemskap <år> <medlem>" och "tillgodo
<medlem>" är beskrivningar som summeringsskriptet reagerar på.


=== Bokslut ===
Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd
informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla
på förra årets för att se hur det ska se ut. Nästkommande års redan
inbetalda medlemsavgifter räknas med i årets resultat, men på
balansräkningen skrivs dessa som "Förutbetalda intäkter". När bokslut
är klart lämnas det till revisorerna tillsammans med pg-pärmen
och alla betalda kvitton och räkningar.


=== Ekonomisk berättelse ===
Görs inför redovisningen av året på vårmötet. Jämförelse mot
årets budget ska vara med. Titta på förra årets.


=== Deklarera ===
Skatteverket skickar ut en blankett som ska fyllas i och skickas
tillbaka. Ta fram bokslutet och titta på förra årets deklaration hur
siffrorna ska fyllas i. Numera behöver vi inte göra detta eftersom vi
ansökt om att slippa. Denna befrielse gäller i fem år.