User Tools

Site Tools


styrelse:kassor

Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

Link to this comparison view

Both sides previous revision Previous revision
Next revision
Previous revision
styrelse:kassor [2014/09/11 18:05]
lidbjork Lade till rubbe
styrelse:kassor [2019/03/20 19:15] (current)
lidbjork
Line 1: Line 1:
 ===== Kassör ===== ===== Kassör =====
 +
 +Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter
 +inbetalade medlemsavgifter,​ betala räkningar, betala tillbaka utlägg
 +som medlemmar gjort, göra bokföring över plusgirokontot,​ vid slutet
 +av året göra bokslut och deklarera Kassören har ett personligt
 +mastercard-kort kopplat till plusgirokontot som kan användas för
 +inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att
 +kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar.
 \\ \\
 +
 +=== Adressuppgifter relevanta för kassören ===
 +
 Datorföreningen Update \\ Datorföreningen Update \\
 Inst. f. Infoteknologi \\ Inst. f. Infoteknologi \\
Line 10: Line 21:
 \\ \\
  
-==== Allmänt ​==== +=== Ordna behörigheter åt ny kassör ​===
-Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter +
-inbetalade medlemsavgifter,​ betala räkningar, betala tillbaka utlägg +
-som medlemmar gjort, göra bokföring över plusgirokontot,​ vid slutet +
-av året göra bokslut och deklarera Kassören har ett personligt +
-mastercard-kort kopplat till plusgirokontot som kan användas för +
-inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att +
-kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar.+
  
- +När en ny kassör tillträder ska denne få tillgång till Updates bankkonto, e-redovisning och eventuellt betaltkort hos Nordea. Detta ordnar kassören och ordförande (plus eventuella andra firmatecknare) tillsammans så tidigt som möjligt på året genom att skicka/​lämna ​in följande:​ 
-=== Bankgirokontot === +  * Blanketten [[http://​www.nordea.se/​Images/​39-14077/​9336-internetbanken-foretag-anvandare-behorigheter.pdf|Användare och behörigheter Internetbanken Företag]], en för förra årets kassör vars tillgång ska tas bort, och en för den nya kassören som ska läggas till. 
-Logga in internetbanken ​och ta fram eRedovisningSkriv ut pdf-filen +  * Blanketten [[http://​www.nordea.se/​Images/​39-14069/​7435-eredovisning-andring-avslut.pdf|Ändring/​avslut av eRedovisning]] för att få tillgång till tjänsten eRedovisning. 
-för händelsen ​och sätt den i pg-pärmen i säkskåpetFör att göra +  * Kopia på justerat (påskrivet) höstmötesprotokoll från förra ​året. 
-bokslutet mindre jobbigt när året är slut är det bäst att bokföra +  * Kopia på [[http://​www.update.uu.se/​stadgar.html|Updates stadgar]]. 
-nu på en gång.+  * Kopior på firmatecknarnas (vanligtvis kassörens och ordförandens) id-handlingar,​ bevittnade med namnteckning,​ namnförtydligande,​ datum/ort, telefonnummer och adress.
  
  
 === Pengar på kontot från ny medlem === === Pengar på kontot från ny medlem ===
-Lägg till medlemmen i /​update/​styrelse/​medlemmar. Överhoppade+Lägg till medlemmen i /​update/​styrelse/​medlemmar ​(mer om medlemsregistret [[handbok#​medlemsregistret|här]]). Överhoppade
 medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet
 /​update/​styrelse/​medlemsreg/​kolla_medlemsnummer. Medlemsid:​et /​update/​styrelse/​medlemsreg/​kolla_medlemsnummer. Medlemsid:​et
Line 58: Line 62:
  
 === Bokföring === === Bokföring ===
 +Alla transaktioner till och från Updates bankkonto ska bokföras. Logga in i internetbanken för att se transaktioner. Där går man in på tjänsten eRedovisning och hämtar ut alla pdf:er, en för varje transaktionsdag. Pdf:erna skrivs ut och sätts in i vår pärm (förvaras i säkerhetsskåpet).
 +
 +Sedan 2017 finns det Libreoffice-spreadsheetdokument att hantera ekonomin i, så man slipper räkna ut och komma ihåg lika mycket för egen maskin.
 +
 +Kopiera och utgå från den från förra året i /​update/​styrelse/​kassor,​ t.ex. ekonomi-2018.ods.
 +
 +Filen innehåller fyra olika blad. Bladet "2. Bokföring"​ används för (ta raa!) bokföring.
 +Där fyller man i det som står i pdf:erna i pärmen (från eRedovisningen):​ transaktionernas datum, löpnummer, beskrivning och belopp i olika kolumner, en rad per transaktion. Ofta är det lämpligt att dela upp en transaktion i två poster (rader), t.ex. om en medlem betalat in 200 kr som medlemsavgift,​ vilket bör bokföras som medlemsavgift 192 kr och donation 8 kr.
 +
 +
 +**Tidigare, innan 2017, gjordes bokföringen så här:**
 +
 Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs
 för hand i en textfil. Exempel: för hand i en textfil. Exempel:
Line 81: Line 97:
  
 === Bokslut === === Bokslut ===
-Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd +Bokslut är redovisningen av årets ​bokföring, med resultat och balansräkning, ​och slutförs när kalenderåret är slut.
-informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla +
-på förra ​årets ​för att se hur det ska se ut. Kom ihåg att räkna med +
-medlemsavgifterna avseende detta år som kom in på förra året (se förra +
-årets balansrapportförutbetalda intäkter). Nästkommande års redan +
-inbetalda medlemsavgifter ska inte räknas ​med i årets ​resultat. På +
-balansräkningen skrivs dessa som "​Förutbetalda intäkter"​. När bokslut +
-är klart lämnasför det till revisorerna tillsammans med pg-pärmen +
-och alla betalda kvitton ​och räkningar.+
  
 +Redovisningen görs i samma spreadsheet som bokföringen (ekonomi-20xx.ods),​ fast på bladen "3. Resultat"​ och "4. Balansräkning"​. Där finns instruktioner i blå färg att följa. När detta är klart sammanfattas det i form av "​ekonomisk berättelse"​ på blad 1.
  
-=== Ekonomisk berättelse === +Slutligen lämnas dokumentet till revisorerna tillsammans med pg-pärmen och alla betalda kvitton och räkningar. Det används också som underlag när kassören redogör för den ekonomiska berättelsen ​på vårmötet. 
-Görs inför redovisningen av året på vårmötet. ​Jämförelse mot + 
-årets budget ska vara medTitta på förra årets.+ 
 +**Tidigare gjordes balansräkning/​redovisning mer manuellt, så här:** 
 + 
 +Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd 
 +informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla 
 +på förra årets ​för att se hur det ska se ut. Nästkommande års redan 
 +inbetalda medlemsavgifter räknas med i årets resultat, men på 
 +balansräkningen skrivs dessa som "​Förutbetalda intäkter"​
  
  
styrelse/kassor.1410451529.txt.gz · Last modified: 2014/09/11 18:05 by lidbjork